Protokollführung und Protokollauswertung bei Sitzungen und Versammlungen

Im digitalen Zeitalter hat die Bedeutung von Protokollen zugenommen. Kein Computer ist in der Lage, Diskussionen oder Verhandlungen prägnant zusammenzufassen und Beschlüsse bzw. Entscheidungen mit den wichtigsten Punkten festzuhalten. Zudem hat das Bundesgericht die Business Judgement Rule auch für die Schweiz als anwendbar erklärt. Damit ist klargestellt, dass in den Protokollen ausführlich festgehalten werden muss, auf Grund welcher Ausgangslage, Informationen und Variantenabwägung ein Beschluss oder ein Entscheid zustande gekommen ist. Je weniger in einem Protokoll steht, umso weniger können sich die Entscheidungsträger entlasten. Die Aufgabe der Protokollführung ist damit noch wichtiger geworden.

Protokolle sind Visitenkarten eines Unternehmens, einer Institution oder einer Behörde. Form und Inhalt von Protokollen verraten viel über Organisation, Führung und Effizienz. Besonders wichtig aber ist die Tatsache, dass Protokolle einen vielfältigen Nutzen bringen. Sie sind nicht nur blosse Informationsmittel oder Gedächtnisstützen, sondern stellen ein wichtiges Beweismittel für die Rechtmässigkeit von Beschlüssen oder Wahlen sowie für die Erteilung von Aufträgen und Kompetenzen dar. Protokolle dienen mit ihrer Urkundeneigenschaft deshalb oft als Grundlage für Rechtsgeschäfte. Eine ordentliche Protokollführung liefert regelmässig den Nachweis für eine sorgfältige und pflichtbewusste Geschäftsführung.

Die Anforderungen an ein Protokoll und an den Protokollführer bzw. die Protokollführerin sind umfangreich und je nach Zweck des Protokolls unterschiedlich. In Sitzungen oder Versammlungen wird viel gesprochen und oftmals sind die Voten mit grossen Emotionen verbunden. Dennoch sollten Protokolle nur das Wesentliche enthalten und stets objektiv, verständlich und wahrheitsgemäss abgefasst sein. Protokollführer und Protokollführerinnen sind deshalb mit einer anspruchsvollen Aufgabe betraut.

Dieses Buch soll dazu beitragen, die Protokollführung und Protokollauswertung in privaten und öffentlichen Unternehmen, Institutionen und Verwaltungen zu optimieren. Es kann zudem als Nachschlagewerk zur Beantwortung von auftauchenden Fragen im Zusammenhang mit der Protokollführung dienen. Die vorliegende zweite Auflage enthält neue Muster und zusätzliche Checklisten im Anhang sowie ein noch detailliertes Sachregister, um den Protokollführerinnen und Protokollführern eine echte Hilfe bei ihrer anspruchsvollen Aufgabe zu bieten.